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Schnelle und einfache Aufgabenverteilung mit ConSense Minutes

Nicht verteilte oder zu spät verteilte Besprechungsprotokolle führen dazu, dass selbst die besten Protokolle an Aktualität verlieren und somit ihren Mehrwert. Versenden Sie daher diese so bald wie möglich, um einen reibungslosen Arbeitsablauf und einen kontinuierlichen Fortschritt zu ermöglichen.
Das Versenden von Besprechungsprotokollen und der Aufgabenverteilung ist dabei mit ConSense Minutes besonders einfach. Gehen Sie die Besprechungen durch, vergewissern Sie sich, dass die Aufgaben beschrieben sind und versenden Sie diese mit nur mit wenigen Klicks.

Verteilen Sie Protokolle

Im Bereich "Datei" finden Sie verschiedene Möglichkeiten, um Besprechungsprotokolle an vordefinierten Teilnehmer zu verteilen. Auch wenn ConSense Minutes automatisch annimmt, an wen Sie das Besprechungsprotokollsenden möchten und Ihnen sogar einen Vorlagentext anbietet, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen: Sie haben jederzeit die Möglichkeit den Text und/oder die Empfänger zu personalisieren.
Falls die Empfänger ConSense Minutes oder den ConSense Minutes Reader noch nicht installiert haben, können Sie ConSense Minutes als E-Mail versenden.Mit nur einem Klick können Sie Besprechungsprotokolle zusätzlich im Anhang beifügen und sie als Minutes-Datei oder als PDF-Datei senden. Auf diese Weise können Sie die Inhalte der Besprechungen vor Änderungen schützen.

Schützen Sie Ihre Protokolle

Sie müssen Ihre Protokolle nicht immer als PDF-Datei speichern, um sie vor versehentlichen oder beabsichtigten Änderungen zu schützen - sei es von Ihnen oder von anderen Empfängern.
Sperren Sie einfach die Protokolle und verhindern Sie die Bearbeitung, indem Sie auf der Registerkarte "Extras" die Option "Protokolle schützen" auswählen. Für noch mehr Sicherheit legen Sie ein Passwort fest, dass Unbefugte daran hindert, die Protokolle zu entsperren.

Verteilen Sie Aufgaben

Was ConSense Minutes gegenüber anderen Tools zur Erstellung von Protokollen auszeichnet, ist die Aufgabenverteilung. Diese gewährleistet, dass vereinbarte Aufgaben unabhängig vom Protokoll bearbeitet werden. Exportieren Sie Aufgaben aus dem Protokoll in MS Outlook oder in das Maßnahmenmanagement von ConSense, um ihre Fortschritte zu verfolgen und sie zu organisieren.
Der hilfreiche Assistent führt Sie in drei Schritten durch den Export. Dort können Sie alle Aufgaben gegenprüfen und sicherstellen, dass allen Aufgaben eine zuständige Person sowie eine Frist zugewiesen wurde.


Dies sind grundlegende Funktionen von ConSense Minutes für die Verteilung der Besprechungen und Aufgaben. Probieren Sie es aus - Sie müssen lediglich unser kostenloses Programm herunterladen und es in einem Ihrer Meetings testen.

Stand: 11.09.2019

Schnelle und einfache Aufgabenverteilung

Die Besprechung ist zu Ende: Was nun?

Der letzte Teilnehmer hat den Besprechungsraum verlassen, die Stimmung war sehr produktiv, alle Teilnehmer haben Ihre Ideen eingebracht und Sie haben zusammen wirklich viel geschafft. Sie haben alle Punkte der Tagesordnung besprochen und Sie können sicher sein, dass das Meeting Ihr Projekt einen großen Schritt nach vorne bringen wird - aber nur, wenn jetzt alle Beteiligten ihre Aufgaben auch erledigen...

Sie sollten den Erfolg nicht dem Zufall überlassen: Hier sind unsere Tipps für einen hervorragenden Abschluss einer Besprechung mit der Aussicht auf beste Ergebnisse.

  • 1. Verteilen Sie das Protokoll

    Nach der Besprechung nehmen Sie sich ein wenig Zeit und gehen noch einmal kurz durch das Protokoll. Unsere Software ConSense Minutes reduziert die dafür benötigte Zeit auf ein Minimum, denn die klare Strukturierung des Protokolls wird Ihnen helfen. Aber auch wenn Sie auf andere Art protokollieren, sollte der Ablauf gleich sein. Lesen Sie Ihr Protokoll, solange Ihre Erinnerung an das Gesagte und Gehörte noch frisch ist. Wenn Sie das Protokoll bereits während des Meetings für alle sichtbar, z. B. über den Beamer, geschrieben haben, ist die Nacharbeit noch schneller erledigt.

    Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben wirklich als Aufgaben gekennzeichnet sind, dass es für jede Aufgabe einen Verantwortlichen und dass es eindeutige Fristen gibt. Somit ist klar kommuniziert, was von wem bis wann erwartet wird.

    Wenn alles vollständig dokumentiert ist, verteilen Sie das Protokoll und importieren Sie die Aufgaben nach Outlook oder in das ConSense Maßnahmenmanagement. Warten Sie nicht zu lange damit, sondern senden Sie es noch am gleichen oder spätestens am nächsten Tag an die Teilnehmer. So können alle Beteiligten ohne Verzögerung mit ihren Aufgaben beginnen.

  • 2. Überwachen Sie Fristen und Aufgabenfortschritt

    Keiner mag Mikromanagement - und mit diesem Punkt meinen wir, dass Sie jetzt wirklich nicht ständig bei den betreffenden Mitarbeitern nachfragen sollten, ob es bei einer Aufgabe nicht schon etwas Neues gibt. Natürlich sollten Sie aber den Überblick über alle Aufgaben und Fristen und den jeweiligen Aufgabenstatus behalten.

    Genau das ist mit ConSense Minutes ganz einfach und übersichtlich möglich: Sie können jederzeit den Aufgabenfortschritt überwachen, ohne die Kollegen mit ständigen Nachfragen zu nerven. Sollte jedoch ein Aufgabenstatus zu lange nicht aktualisiert werden oder gar unangetastet bei "Nicht begonnen" verweilen, dann kann eine kurze Nachfrage beim jeweiligen Verantwortlichen Wunder wirken. Denn manchmal brauchen wir alle nur eine kleine Erinnerung, wenn im Alltag mal eine Aufgabe in Vergessenheit gerät. Oder aber Sie erfahren dadurch vielleicht, dass der Verantwortliche eventuell Hilfe benötigt oder möglicherweise die Aufgabe anders verstanden hat als Sie.

  • 3. Denken Sie über die Besprechung nach

    Vielleicht ist auch mal nicht alles so reibungslos gegangen, wie Sie erwartet haben. Oder vielleicht hat etwas wirklich ausgesprochen gut geklappt. Schreiben Sie die Punkte auf, bei denen Sie denken, dass sie beim nächsten Mal doch besser gemacht werden können, und auch die Punkte, die Sie für die nächsten Meetings gerne beibehalten möchten. Nutzen Sie diese Liste bei der Planung der nächsten Besprechungen.

    Sammeln Sie zudem das Feedback und die Ideen Ihres Teams: Schauen Sie gemeinsam, wie Sie sich alle verbessern können. Wenn Sie andere Vorschläge haben, würden wir Ihre Tipps sehr gerne erfahren: Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns!

  • 4. Planen Sie die Folgebesprechung

    Alles was Sie am Ende einer Besprechung machen, ist schon eine gute Vorbereitung für die nächste. Eine klare Protokollvorlage mit übersichtlicher Struktur wird Ihnen dabei auf jeden Fall helfen.

    Wenn Ihnen das alles zu viel werden sollte, denken Sie daran: Wenn Ihre Besprechungen richtig gute Ergebnisse bringen und Sie damit Ihre Projekte schneller und besser managen, dann werden auch die Teilnehmer motivierter sein - und Motivation ist ein Schlüssel zu Effizienz.


Laden Sie ConSense Minutes kostenlos herunter und überzeugen Sie sich selbst.

Stand: 01.08.2019

Die Besprechung ist zu Ende

Aufgabenfortschritt überwachen mit ConSense Minutes

Überzeugende Ideen und klare Aufgaben sind die wertvollsten Ergebnisse jeder Besprechung. Wenn Sie mit ConSense Minutes arbeiten, können Sie die Durchführung der im Meeting festgelegten Aufgaben viel besser nachverfolgen: Öffnen Sie dazu einfach Ihr Protokoll, denn hier sehen Sie direkt, wie viel Ihr Team geschafft hat und wie der aktuelle Status der einzelnen Aufgaben ist.

Dafür müssen Sie allerdings nach dem Meeting alle Aufgaben aus ConSense Minutes nach MS Outlook oder ins ConSense Maßnahmenmanagement übertragen.

Und so funktioniert es:

In der Registerkarte "Aufgaben" können Sie auswählen, in welches System die Aufgaben übertragen werden sollen: MS Outlook oder ConSense Maßnahmenmanagement. Der Import-Assistent begleitet Sie dabei. Wenn Sie den Import abgeschlossen haben, erhalten alle Verantwortlichen eine E-Mail mit den Grundinformationen zur jeweiligen Aufgabe aus dem Protokoll.

Der Aufgaben-Import funktioniert unter den folgenden Voraussetzungen:

  • Die Protokoll-Datei muss lokal gespeichert sein.
  • Die Zeile mit der Aufgabe muss als solche definiert sein (Tastenkombination "Strg" + "6").
  • Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich? Sie können alle Aufgaben ohne Verantwortlichen sich selbst zuweisen.
  • Bis wann muss die Aufgabe erledigt werden? Schreiben Sie eine Frist auf.

Die Aufgaben aus dem Protokoll sind anschließend auch in Ihrem MS Outlook bzw. ConSense Maßnahmenmanagement verfügbar.

Ein großer Vorteil von ConSense Minutes ist die Statussynchronisation. Wenn Sie nun das Minutes-Protokoll öffnen, wird Ihnen der Fortschritt der Aufgaben angezeigt. Ist eine Aufgabe durch den Verantwortlichen bereits in Bearbeitung oder sogar schon abgeschlossen, wird diese im Protokoll als "in Bearbeitung" (gelb) bzw. "Erledigt" (grün) markiert. Wurde eine Aufgabe noch nicht begonnen, wird diese als "Offen" (rot) gekennzeichnet.

Wenn Sie weitere Informationen über eine Aufgabe brauchen, klicken Sie in die Spalte "Status". Die entsprechende Aufgabe öffnet sich in MS Office bzw. ConSense Maßnahmenmanagement mit weiteren Details.

So behalten Sie immer alle Aufgaben aus Ihren Besprechungen im Blick.


Downloaden Sie ConSense Minutes und probieren Sie die Aufgaben-Nachverfolgung einfach aus.

Stand: 18.07.2019

Aufgabenfortschritt überwachen mit ConSense Minutes

Wie halte ich während einer Besprechung meine Agenda ein?

Sie bereiten Ihre Meetings gut vor, halten sich an die im letzten Beitrag vorgestellten 5 Schritte zu erfolgreichen Besprechungen und trotzdem kommt es vor, dass Sie ohne klare Aufgabenverteilung und nachvollziehbare Ergebnisse aus einer Besprechung kommen?
Mit einer guten Vorbereitung ist die "Schlacht nur halb gewonnen", daher stellen wir Ihnen nun weitere Techniken vor, die Sie sofort anwenden können, um Ihre Besprechungseffizienz weiter zu steigern.

Kommunikation vor der Besprechung
Definieren Sie ein klares Ziel der Besprechung und kommunizieren Sie dieses im Vorfeld an alle Teilnehmer, damit sie sich gezielter vorbereiten können. Das Ziel ist dann während der Besprechung gegenwärtiger und die Kommunikation fokussierter. So ersparen Sie sich viele Interessenskonflikte und vermeiden, dass Teilnehmer ihre persönliche Agenda zur Besprechung mitbringen.

Kurze Übersicht
Manche Teilnehmer verbringen viel Zeit in Besprechungen und laufen im Grunde von einer zur anderen. Oder sie waren vielleicht noch wenige Minuten vor der Besprechung gedanklich tief in einem anderen Thema oder Projekt. In solchen Fällen brauchen sie häufig ein paar Minuten, um ihre Gedanken zu sortieren und sich ins Besprechungsthema einzufinden. Geben Sie ihnen daher die Möglichkeit dazu, indem Sie immer zu Beginn kurz die Agenda vorstellen und auch noch einmal auf den jeweiligen Zeitrahmen und das Ziel hinweisen. So bekommen die Teilnehmer ein besseres Gefühl dafür, wie viel Zeit sie für welche Themen haben.

Führung übernehmen und selbstbewusst sein
Sie möchten natürlich eine angenehme Atmosphäre schaffen, in der sich alle wohl genug fühlen, ihre Meinung frei zu äußern. Sie müssen aber wirklich nicht jedes Gespräch unkontrolliert lange laufen lassen. Wenn Teilnehmer zu sehr von der Agenda abschweifen, weisen Sie sie darauf hin. Wichtig ist, dass Sie alle Ideen sammeln - auch wenn sie vielleicht nicht direkt zu dieser Besprechung passen - und greifen Sie dann wieder das Hauptthema auf.
Falls Sie auf ein neues und wichtiges Thema stoßen, überlegen Sie kurz mit den Teilnehmern, ob Sie mit dieser Diskussion direkt weitermachen möchten und welches andere Thema von der Agenda Sie dafür auf die nächste Besprechung verschieben können und möchten.

ConSense Minutes Tipp: Benutzen Sie den praktischen Ideenspeicher für alle Ideen, die Sie während einer Besprechung sammeln. So können Sie sicherstellen, dass keine Idee verloren geht und Sie sich weiter auf das Hauptthema fokussieren.

Besprechung auf die richtige Weise beenden
Beginnen und beenden Sie die Besprechung pünktlich. Das trägt zur positiven Stimmung bei und zeigt den Teilnehmern, dass Sie ihre Zeit respektieren. Gleichzeitig lernen sie, dass sie die vorgegebene Zeit gut nutzen müssen, um alle Themen der Agenda zu besprechen.
Nehmen Sie sich fünf Minuten vor dem Ende Zeit, um alle wichtigen Punkte zu wiederholen: Was waren die wichtigsten Entscheidungen und was passiert als nächstes?
Sorgen Sie dafür, dass alle Aufgaben klar, terminiert und jemandem zugewiesen sind und dass Sie dies angemessen dokumentiert haben. Die Einhaltung einer klaren Linie macht jede weitere Besprechung einfacher.

Sehen Sie es als etwas Positives an, wenn Sie viele Besprechungen haben. So können Sie Ihre Meeting-Skills immer weiter verbessern und Ihre Besprechungen werden noch effizienter werden.


Neugierig geworden? Hier geht es zum kostenlosen Download.

Stand: 03.06.2019

Wie halte ich während einer Besprechung meine Agenda ein

Wie strukturiere ich Protokolle mit ConSense Minutes?

Eine gute Protokollstruktur hilft Ihnen bei der Priorisierung aller Aufgaben und stellt die wichtigsten Punkte in den Fokus. Ein Ziel von ConSense Minutes ist es, nicht mehr Zeit als wirklich nötig für den Aufbau einer guten Protokollstruktur zu investieren - egal zu welchem Anlass.
Nachfolgend stellen wir Ihnen Funktionen von ConSense Minutes vor, mit denen Sie Ihre Protokolle gut strukturieren und organisieren können.

Eintragsarten
Während der Besprechung kann klar sein, was Sie oder andere Teilnehmer zu bestimmten Punkten gesagt und beschlossen haben, aber schon ein paar Stunden nach der Besprechung kann es schwer sein, sich in Erinnerung zu rufen, wer nun wofür verantwortlich ist und was genau bis wann erledigt werden muss.
Vorgegebene Eintragsarten helfen Ihnen, alle wichtigen Punkte zu erfassen. Gleichzeitig wird das Protokoll übersichtlicher und einfacher zu lesen, egal wie lange die Besprechung zurückliegt.

Alle verfügbaren Eintragsarten finden Sie im Bereich "Art des Eintrags" auf der Registerkarte "Start".
Die Eintragsarten "Bereich" und "Thema" rahmen die Struktur des Protokolls ein und teilen die Inhalte in organisierte Bereiche. Beispielsweise kann in regelmäßigen Teamleiter-Besprechungen die Art "Bereich" genutzt werden, um jede Abteilung zu kennzeichnen und "Thema" für alle Tagesordnungspunkte.
Diese Eintragsarten funktionieren sehr gut, um die allgemeine Struktur aufzubauen. Wie aber können Sie nun verschiedene Einträge unterhalb der Rahmenstruktur unterscheiden?
Die weiteren 5 Arten "Feststellung", "Beschluss", "Idee", "Aufgabe" und "Unklar" definieren die Art der anderen Einträge. Sie ermöglichen ein schnelles Durchsuchen, daher empfehlen wir, diese zu nutzen.

Minutes Tipp: Wechseln Sie schnell zwischen verschiedenen Eintragsarten mit der Tastenkombination "Strg" + [1-7] und navigieren Sie durch das Protokoll mit den Pfeiltasten.

Spalten
Wir haben nur diejenigen Spalten aufgenommen, die wirklich in jedem Protokoll wichtig sind.

WAS?
Diese Spalte ist die Hauptspalte für die Texteingabe der Inhalte des Protokolls, z. B. für alle Ideen, Aufgaben oder Beschlüsse.

WER?
Wer soll die Aufgabe erledigen? Von wem kam die Idee? Wer hat das beschlossen? Diese Spalte dient der Zuweisung von Einträgen zu Personen oder Organisationseinheiten, z. B. per Kürzel.

WANN?
Dies muss bis Ende Mai erledigt werden, und jenes bis zum 11.11.2019? Diese Spalte dient der Festlegung von Fristen oder Zeiträumen, die als Freitext eingegeben werden können.

!
Die erste Spalte zeigt symbolisch die Art des Eintrags an. Sie hilft bei der schnellen Suche nach einem spezifischen Eintrag.

#/!
Die zweite Spalte "#/!" können Sie beispielsweise für eine Nummerierung oder sonstige Strukturierung des Protokolls nutzen. Wählen Sie dazu in der Registerkarte "Extras" den Eintrag "Nummerierung einfügen…". Sie können zwischen drei Optionen wählen und Ihre Protokolle so noch strukturierter darstellen.

Status / Kommentar
Etwas ist wirklich dringend, in Bearbeitung oder schon erledigt? Die sechste Spalte "Status / Kommentar" können Sie z. B. für einen Statuseintrag verwenden oder für sonstige Kommentare. Wenn Sie die Aufgaben Ihrer Protokolle nach MS Outlook oder in das ConSense Maßnahmenmanagement übertragen, zeigt Ihnen Minutes den Status der Aufgaben an.


Downloaden Sie unsere Software und probieren Sie die vorgestellten Eintragsarten einfach aus. Teilen Sie uns gerne mit, wie Sie Ihre Protokolle am besten strukturieren. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

Stand: 23.05.2019

Wie strukturiere ich Protokolle mit ConSense Minutes

5 Schritte zu erfolgreichen Besprechungen

Besprechungen gehören zum Alltag eines Unternehmens. Sie sind Bausteine des Erfolgs und ein fester Bestandteil der Geschäftswelt. Besprechungen können unmöglich vermieden werden und das sollten sie auch nicht! Sie können Ihnen viele neue Einblicke geben und Ihre Projekte voranbringen.

Aber erfolgreiche Besprechungen sind nicht nur Glückssache oder abhängig von der guten Laune der Teilnehmer. Erfolgreiche Besprechungen können Sie selbst gestalten. Je mehr Arbeit Sie schon vor der Besprechung investieren, desto größer sind die Chancen, eine erfolgreiche und produktive Besprechung durchzuführen.

Weil wir glauben, dass eine gute Vorbereitung eine wichtige Basis für den Erfolg ist, empfehlen wir Ihnen die folgenden 5 Schritte. Probieren Sie einfach diese 5 Schritte aus, um sich schnell und einfach auf Ihre nächste Besprechung vorzubereiten.

  • Warum brauche ich eigentlich eine Besprechung?
    1. Legen Sie das Ziel der Besprechung fest.

    Als Erstes sollten Sie sich die folgende Frage stellen: Ist eine Besprechung wirklich notwendig? Reicht vielleicht eine E-Mail oder ein Telefonat?

    Beachten Sie, dass es viel besser ist, auf eine Besprechung zu verzichten, wenn andere Kommunikationsmethoden zum gleichen Ziel führen können. Das gilt auch, wenn Sie keine Zeit haben, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Zu wissen, was Sie mit der Besprechung erreichen möchten, ist eine Basisanforderung. Möchten Sie eine Entscheidung treffen, Ihre Kollegen informieren oder ein Brainstorming organisieren?

    Wenn Ihnen klar ist, mit welchem Ergebnis Sie am Ende der Besprechung aus dem Besprechungsraum gehen möchten, schreiben Sie dieses auf. Wenn Diskussionen starten, ist es manchmal schwer den Fokus zu behalten, da sich viele neue Themen ergeben können.

    Eine klares Ziel wird Ihnen helfen auf dem richtigen Weg zu bleiben. So werden Sie schnell alle Diskussionen erkennen, die nicht zu Ihrer Besprechung gehören und auch nicht zu Ihrem Ziel führen.

  • Welche Themen möchten Sie besprechen?
    2. Erstellen Sie eine Agenda.

    Falls diese Besprechung zu einer Besprechungsserie gehört, kontaktieren Sie im Vorfeld alle Teilnehmer der letzten Besprechung und verschaffen Sie sich einen Überblick über den Stand der Aufgaben.

    Minutes Tipp: Mit Consense Minutes können Sie den aktuellen Stand der Aufgaben einfach verfolgen. Synchronisieren Sie Ihre Aufgaben aus dem Protokoll z. B. mit MS Outlook oder nutzen Sie das Maßnahmenmanagement von ConSense, um die Aufgaben zu verwalten.

    Überlegen Sie, welche Themen Sie in Ihrer Besprechung diskutieren möchten und notieren Sie die wichtigsten Punkte.

    Das ist nicht nur für Sie wichtig, sondern auch für alle Teilnehmer. Wenn die Teilnehmer nicht wissen worum es in dieser Besprechung geht, können sie schnell das Interesse verlieren und sich fragen, warum sie dabei sein sollen. Mit der Agenda zeigen Sie Ihnen, dass sie für diese Besprechung wichtig sind.

    Die Agenda ermöglicht allen auf dem gleichen Stand zu sein und hilft insbesondere dem Besprechungsleiter den roten Faden der Besprechung nicht zu verlieren.

  • Wann und für wie lange?
    3. Legen Sie einen Termin und ein Zeitfenster fest.

    Dieser Schritt scheint ganz einfach und offensichtlich zu sein. Trotzdem ist es wichtig, sich einen Moment Zeit dafür zu nehmen, vor allem falls Sie mehr als eine Besprechung pro Woche haben.

    Das ist auch der erste Punkt des Zeitmanagements, dieser hat einen großen Einfluss auf den Erfolg der Besprechung. Hier ist es wichtig zu betrachten, dass auch die anderen Teilnehmer Aufgaben und Ziele haben, die sie in ihrer Arbeitszeit schaffen möchten. Deswegen kann eine Besprechung in der Mitte des Tages ihren Arbeitsablauf stören.

    Natürlich ist es nicht immer möglich einen optimalen Zeitpunkt zu wählen, aber was Sie immer beeinflussen können, ist die Besprechungsdauer. Denken Sie an Parkinsons Gesetz: "Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht."

    Wenn Sie z.B. eine Besprechung planen, die eine Stunde dauern soll und dann fügen Sie noch 30 Minuten extra dazu (nur um sicher zu gehen), können Sie sich sicher sein, dass Sie diese 90 Minuten voll nutzen werden. Planen Sie lieber ein bisschen weniger Zeit ein, vielleicht werden Sie selbst überrascht sein, wie viel Sie mit einer guten Agenda und einem strikten Zeitfenster schaffen.

    Es geht nicht nur um die Zeit, die Sie verlieren, sondern auch um den Energie- und Motivationsverlust der Teilnehmer.

    Besprechungen bieten Ihnen eine großartige Gelegenheit, um neue Ideen zum Leben zu erwecken und neue Perspektiven zu entdecken. Daher sollten Sie dafür sorgen, dass Sie die Zeit, die Ihnen die Teilnehmer schenken, sinnvoll nutzen.

  • Mit wem?
    4. Überlegen Sie, wer bei der Besprechung dabei sein muss.

    Es zahlt sich aus, darüber nachzudenken, wer bei der Besprechung dabei sein sollte. Die allgemeine Regel ist, dass Sie die Teilnehmerzahl auf ein Minimum beschränken sollten. Nur die Mitarbeiter, die etwas zu dem Hauptthema oder dem Ziel der Besprechung beitragen können, sollten anwesend sein.

    Blähen Sie die Teilnehmerliste nicht unnötig auf, nur um anderen zu zeigen, wie wichtig die Besprechung ist. Ziel und Inhalt der Besprechung sollten immer im Fokus stehen.

    So sollten Sie nur Mitarbeiter einbeziehen, die zur Zielerreichung beitragen können, bei der Entscheidungsfindung helfen oder auch unterschiedliche Meinungen vertreten.

  • Wissen Andere worum es geht?
    5. Teilen Sie den Teilnehmern die Agenda mit.

    Wenn Sie alle Schritte bis zu diesem berücksichtigt haben, sind Sie für eine erfolgreiche Besprechung vorbereitet. Behalten Sie die wichtigen Informationen jedoch nicht nur für sich selbst! Sobald Sie alle Details geklärt haben, informieren Sie alle Teilnehmer und senden Sie Ihnen die Agenda mit den Zeitangaben.

    Vermeiden Sie es, die Teilnehmer in der Besprechung erst auf den gleichen Stand zu bringen. Das führt nur zu Unzufriedenheit und zeigt allen, dass sie sich auf Ihre Besprechungen nicht vorbereiten müssen, weil sie alles noch einmal erklärt bekommen.

    Daher ist es wichtig, die Agenda rechtzeitig zu versenden und klar zu kommunizieren, dass die Teilnehmer vorbereitet zu einer Besprechung erscheinen sollten.

Minutes Tipp: Verschicken Sie doch einfach das Protokoll mit Ihrer Agenda per E-Mail an die Teilnehmer. Mit Hilfe der kostenlosen App ConSense Minutes Reader lesen Sie Ihre Protokolle auch bequem auf Ihrem Android-Gerät.

Probieren Sie diese Schritte einfach einmal aus und geben Sie uns gerne Feedback.

Stand: 05.04.2019

5 Schritte zu erfolgreichen Besprechungen

ConSense Minutes gewinnt German Innovation Award 2018

ConSense Minutes als Software für Besprechungsprotokolle überzeugt: Unser kostenloses Tool, mit dem sich Besprechungen, Sitzungen, Team-Meetings, Konferenzen & Co. schnell und einfach protokollieren lassen, ist beim erstmals ausgeschriebenen German Innovation Award als Winner in der Kategorie Office Solutions ausgezeichnet worden.

Mit über 650 Einreichungen im ersten Jahr hat der German Innovation Award ein erstaunliches Ergebnis erzielt. Er wurde von der designorientierten Stiftung Rat für Formgebung ins Leben gerufen und zeichnet branchenübergreifend Produkte und Lösungen aus, die sich vor allem durch Nutzerzentrierung und einen Mehrwert gegenüber bisherigen Lösungen unterscheiden. Das Nominierungsverfahren ist einzigartig: Teilnehmen können nur Unternehmen, die durch die Expertengremien und Scouts des Rats für Formgebung vorgeschlagen werden. "Der German Innovation Award will Innovationen, die Zukunft gestalten und das Leben verbessern, für ein breites Publikum sichtbar machen. Es macht uns sehr stolz, dass wir gleich im ersten Wettbewerb mit ConSense Minutes zu den Preisträgern gehören", freut sich Geschäftsführer Dr. Alexander Künzer.

Nutzen doch auch Sie ConSense Minutes für Ihre nächste Besprechung und profitieren Sie von der schnellen und intuitiven Bedienung: zum Download. Sie haben Fragen zu ConSense Minutes? Kontaktieren Sie uns bitte direkt minutes(at)consense-gmbh.de.

Stand: 23.07.2018

ConSense Minutes gewinnt German Innovation Award 2018

Besprechungen effizienter gestalten - 10 Tipps

Kennen Sie auch diese Situation? Sie kommen aus einem Meeting und fragen sich:
"Was hatten wir zu diesem Punkt jetzt nochmal genau beschlossen? Wer soll das eigentlich machen? Und bis wann muss das fertig sein?"

Mit unseren 10 Tipps helfen wir Ihnen, Besprechungen und Meetings in Ihrem Unternehmen noch effizienter zu gestalten. Die gewonnene Zeit können Sie dann für andere, wichtige Aufgaben nutzen.

Zögern Sie nicht und laden Sie sich jetzt unsere 10 Tipps für eine effizientere Besprechung als Poster herunter und hängen Sie dieses in Ihrem Besprechungsraum auf. Viel Spaß und Erfolg bei Ihrer nächsten Besprechung.

Für einen leichteren Überblick und eine einfache Dokumentation von Besprechungen und daraus resultierenden Aufgaben und Maßnahmen, laden Sie sich jetzt kostenlos das Softwaretool ConSense Minutes herunter.

Stand: 17.04.2018

Besprechungen effizienter gestalten

Nominierung für den German Innovation Award

ConSense Minutes wurde für den German Innovation Award 2018 nominiert!

Beim German Innovation Award werden Unternehmen angesprochen, die mit ihrer Innovation die Zukunft gestalten und das Leben verbessern. Es werden Details, Prozesse und Produkte gesucht, die gemessen an ihrer Wirkungskraft und ihrem Mehrwert überzeugen. Die Jurierung des Innovationspreises erfolgt durch eine unabhängige, interdisziplinäre Jury aus Industrie, Wissenschaft, Institutionen und Finanzwirtschaft. Das besondere beim Verfahren des Awards ist, dass nur Unternehmen teilnehmen können, die durch die Expertengremien des Rats für Formgebung nominiert wurden. Dieses Verfahren sorgt für die Unabhängigkeit und Exzellenz des Awards. Möchten Sie sich von unserem Besprechungsprotokoll-Tool selbst überzeugen? Dann laden Sie jetzt ConSense Minutes kostenfrei herunter.

Stand: 20.02.2018

German Innovation Award 2018

ConSense Minutes - Blick ins Tool


Sie würden gerne wissen, wie ConSense Minutes funktioniert?

Hier sehen Sie am Weihnachtsbeispiel wie einfach und intuitiv es ist, ein Protokoll in ConSense Minutes zu erstellen. Video abspielen

Probieren Sie es selbst aus! Zum kostenlosen Download geht es hier...

Stand: 06.12.2017

wozu-ist-ein-protokoll-noetig

ConSense Minutes v5.0 jetzt verfügbar

Die neue Version 5.0 von ConSense Minutes hält eine Reihe spannender neuer Features für Sie bereit:

  • Struktur des Protokolls anzeigen
    Über die Tastenkombination Strg + F können Sie sich die gesamte Struktur Ihres Besprechungsprotokolls anzeigen lassen und so durch Ihr Protokoll navigieren. Wählen Sie einfach Ihren gewünschten Bereich oder Inhalt in der Struktur aus und springen Sie per Doppelklick direkt an die entsprechende Stelle im Protokoll. Selbstverständlich können Sie auch bequem nach einem Eintrag in Ihrer Protokollstruktur suchen.
  • Aufgaben ins ConSense Maßnahmenmanagement übertragen
    Zusätzlich zum Aufgabenexport nach Microsoft Outlook können Sie nun Ihre Aufgaben aus Protokollen direkt in das Maßnahmenmanagement der ConSense Softwarelösungen für Managementsysteme importieren. Dort können Sie Ihre Aufgaben komfortabel bearbeiten und die Umsetzung nachverfolgen. Auch im Besprechungsprotokoll ist der Status der Aufgaben für Sie stets ersichtlich.
  • Unterstützung von nun insgesamt 15 Sprachen
    Das Umschalten zwischen den Sprachen ist ganz leicht: Wählen Sie einfach unter "Datei > Optionen" die gewünschte Sprache aus und schon erfassen Sie Ihr Protokoll in der gewählten Spracheinstellung.
  • Verbesserungen der Stabilität und Fehlerbehebungen

Hier geht es zum kostenlosen Download der Version 5.0 von ConSense Minutes.

Stand: 04.12.2017

Struktur des Protokolls

Wozu ist ein Besprechungsprotokoll nötig?

Besprechungsprotokolle machen nur zusätzliche Arbeit, meinen Sie? Natürlich steckt etwas Arbeit dahinter, doch lesen Sie hier einige Vorteile eines strukturierten Protokolls:

  • Mit einem Protokoll kann am Ende des Meetings das Besprochene noch einmal vorgelesen oder bei Nutzung einer Protokoll-Software an alle Teilnehmer versendet werden. So behält jeder seine Aufgaben im Blick. Und auch verhinderte Teilnehmer werden gründlich informiert.
  • Mithilfe eines Protokolls können die Gründe für getroffene Entscheidungen nachvollzogen werden und Teilnehmer können sich auf diese berufen.
  • Der Projektverlauf kann dank eines Protokolls rekonstruiert werden.
  • Aufgaben, Verantwortungen und Beschlüsse, die im Protokoll festgelegt werden, können als Anker und Agenda für das nächste Folge-Meeting dienen.

Laden Sie sich kostenfrei ConSense Minutes, unser Software-Tool für Besprechungsprotokolle herunter! Viele hilfreiche Funktionen werden Ihnen nicht nur die Erstellung eines Protokolls erleichtern, sondern auch Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung einbringen. Das nächste Meeting werden Sie mit Erfolg sowie klaren Aufgaben und Entscheidungen verlassen.

Stand: 28.11.2017

wozu-ist-ein-protokoll-noetig

Innovationspreis-IT 2017: ConSense Minutes unter den TOP 3


ConSense Minutes überzeugte bereits die unabhängige Fachjury der Initiative Mittelstand und wurde dabei mit dem Prädikat "BEST OF 2017" ausgezeichnet!

Einmal jährlich prämiert die Initiative Mittelstand in verschiedenen Kategorien innovative IT-Produkte und -Lösungen, die besonders mittelstandgeeignet sind. Als besonders innovatives Produkt konnte sich unsere kostenfreie Softwarelösung ConSense Minutes in der Kategorie "Office Management" durchsetzen und gehört damit zu der Spitzengruppe des Innovationspreis-IT.

Der hohe Nutzen und Mehrwert von ConSense Minutes überzeugt nicht nur die Jury, sondern wird auch Sie begeistern.


Neugierig geworden? Hier geht es zum kostenlosen Download.

Stand: 01.06.2017

Innovationspreis-IT

Version 4.0 von ConSense Minutes verfügbar

Mit der neuen Version 4.0 von ConSense Minutes warten spannende neue Features auf Sie:

  • Unterstützung von nun insgesamt 10 Sprachen: Das Umschalten zwischen den Sprachen ist ganz leicht! Wählen Sie einfach unter "Datei ❯ Optionen"die gewünschte Sprache aus und schon erfassen Sie Ihr Protokoll in der gewählten Spracheinstellung.
  • Statistikübersicht: Mit ConSense Minutes erhalten Sie nun mit nur einem Klick eine Auswertung der Struktur Ihres Protokolls.
  • Verbesserung der Stabilität und Fehlerbehebungen.

Hier geht es zum kostenlosen Download der neuen Version 4.0 von ConSense Minutes.

Stand: 29.04.2016

International

ConSense Minutes 3.0: Folgebesprechungen

Kennen Sie schon eines der Features von Version 3.0? Das Erstellen von Folgebesprechungen! Knüpfen Sie jetzt nahtlos an Ihre letzte Besprechung an, indem Sie die Protokollinformationen für denselben Teilnehmerkreis übernehmen.

Öffnen Sie Ihr Besprechungsprotokoll und legen Sie unter "Datei ❯ Exportieren ❯ Folgebesprechung erstellen" eine solche Folgebesprechung mit nur einem Klick ganz einfach und schnell an: Wählen Sie dabei automatisch die Teilnehmer sowie die Struktur der Besprechung und übernehmen Sie noch offene oder bereits erledigte Aufgaben in das neue Protokoll.

Hier geht es zum kostenlosen Download der Version 3.0 von ConSense Minutes.

Stand: 06.04.2016

Folgebesprechungen

Version 3.0 von ConSense Minutes verfügbar

Die neue Version 3.0 von ConSense Minutes bietet Ihnen eine Reihe praktischer neuer Funktionen:

  • Folgebesprechungen erstellen Sie mit ConSense Minutes nun einfach und schnell auf Knopfdruck.
  • ConSense Minutes gibt es nun auch in englischer Sprache: Sie können jederzeit zwischen der deutschen und englischen Version umschalten. Übrigens: Weitere Sprachen sind in Vorbereitung.
  • Erweiterte Integration in ConSense IMS|QMS|PMS: ConSense Minutes lässt sich nun noch effektiver in Ihr unternehmensweites Maßnahmenmanagement integrieren. Zum einen können Sie Aufgaben aus dem Protokoll direkt importieren. Zum anderen lassen sich Besprechungen mit dem Minutesprotokoll in ConSense IMS|QMS|PMS (ab Version 10.5) zentral planen und verwalten.
  • Zusätzlich haben wir für Sie die Anwenderhilfe von ConSense Minutes überarbeitet. Diese steht Ihnen ab sofort - über die "F1-Taste" aufrufbar - zur Verfügung.
  • Unterstützung von Windows 10.
  • Verbesserung der Stabilität und Fehlerbehebung.

Hier geht es zum kostenlosen Download der neuen Version 3.0 von ConSense Minutes.

Stand: 21.08.2015

englisch

Version 2.0 von ConSense Minutes verfügbar

Wir haben Ihr umfangreiches Feedback genutzt und bei der neuen Version ConSense Minutes berücksichtigt.

Das zentrale Highlight sind sicherlich die frei gestaltbaren Ausdrucke: Mit ConSense Minutes v2.0 können Sie jetzt individuelle Designvorlagen erstellen. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf, nutzen Sie die vielseitigen Anpassungsmöglichkeiten und gestalten Sie Ihre Vorlagen passend für sich und Ihr Unternehmen.

Zusätzlich wurde die Unterstützung für Aufgaben erweitert. Sie können Ihre Aufgaben zusätzlich zu Microsoft Outlook nun auch direkt in das Maßnahmenmanagement von ConSense IMS|QMS|PMS importieren. Damit lässt sich ConSense Minutes ab sofort in Ihr unternehmensweites Maßnahmenmanagement integrieren.

Neugierig geworden? Besuchen Sie uns auf der Control 2015 in Stuttgart vom 5. bis 8. Mai, Halle 1 / Stand 1315 und machen Sie sich vor Ort ein Bild von den neuen Funktionen.

Stand: 24.04.2015

druckvorlage

Blackberry 10 - App verfügbar

Unsere mobile App für ConSense Minutes ist für Blackberry OS 10 endlich fertig. Damit können Sie auch unterwegs auf Ihre Minutes-Protokolle zugreifen und diese lesen.

Die App unterstützt auf Ihrem Blackberry u.a.:

  • Direktes Öffnen aus E-Mails
  • Lokale Verwaltung von Besprechungsprotokollen
  • Teilnehmer können per E-Mail kontaktiert werden
  • Aufgaben etc. können über die BlackBerry-Freigabe in Remember übernommen werden
  • Zugriff auf Protokolle im Unternehmensnetzwerk (via Blackberry Balance)

ConSense Minutes (Reader) für Blackberry 10 kann kostenlos in der BlackBerry World heruntergeladen werden.

Übrigens kam die neue App sehr gut an: Blackberry hat die neue App direkt prominent in der BlackBerry World promotet.

Stand: 16.09.2014

blackberryapp

ConSense Minutes 1.9: Suchfunktion in Ihren Protokollen

Gerade in längeren Protokollen ist es oft wichtig, bestimmte Informationen schnell zu finden. Mit der Version 1.9 von ConSense Minutes können Sie hierfür die neue Suchfunktion nutzen: Einfach auf dem Reiter "Extras" auf "Protokoll durchsuchen..." klicken oder die Tastenkombination "STRG+F" drücken, Suchbegriff eingeben und "ENTER" drücken. Minutes zeigt Ihnen alle Vorkommen des Suchbegriffs an und per Klick können Sie zu der jeweiligen Stelle wechseln.

Stand: 12.09.2014

suche

ConSense Minutes 1.9: Schützen Sie Ihre Protokolle

Ab sofort können Sie Protokolle gegen eine Veränderung sperren. Gegen versehentliche Änderungen reicht ein einfacher Schutz ohne Passwort. Ist ein Protokoll aber bspw. in großer bereits Runde abgestimmt worden, können Sie das Protokoll auch mit einem Passwort gegen jegliche Änderungen sperren. Der Protokollschutz kann später nur mit diesem Passwort wieder aufgehoben werden.

Sie finden die neue Funktion unter "Extras" und dort "Protokoll schützen...".

Stand: 12.09.2014

blattschutz

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