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Die vier wichtigsten Protokollarten

Besprechungsprotokolle sind eine kurze bzw. vollständige Zusammenfassung von Diskussionen, die von den Teilnehmern der Sitzung geführt wurden. Gute schriftliche Besprechungsprotokolle können ein wirksames Instrument für Sie und Ihr Team sein. Anhand der dokumentierten Entscheidungen und Diskussionspunkte können Sie jederzeit auf den Fortschritt eines bestimmten Projektes zurückblicken. Sie müssen nicht immer von vorne anfangen, wenn Sie die vorherigen Aufgaben dokumentieren und ihre Entwicklung im Laufe der Zeit verfolgen.

Verfassen Sie Besprechungsprotokolle, die Ihren Anforderungen entsprechen:

1. Das Wortprotokoll

Der allgemeine Ausdruck für diese Art von Besprechungsprotokollen ist eine Abschrift. Es übernimmt jedes einzelne Wort, das bei einer Besprechung gesagt wurde. Die Wortprotokolle dienen der exakten Wiedergabe des Wortlautes und werden meistens in Gerichtssälen oder im Parlament verwendet.
Sie folgen nicht immer der Tagesordnung, sondern eher dem Gesprächsverlauf.
2. Das Verhandlungs- oder Verlaufsprotokoll

Das Verhandlungsprotokoll ist ebenfalls ausführlich und kann Informationen enthalten, die für das Ziel des Meetings nicht unbedingt erforderlich sind. Verhandlungsprotokolle sind wichtig in Situationen, in denen Sie später den dahinterstehenden Prozess und die Diskussion verstehen müssen, die zu den Beschlüssen oder Endentscheidungen geführt haben oder wenn sie in Frage gestellt wurden. Nehmen Sie keine themenfernen Diskussionen auf, die nicht in die Tagesordnung passen. Sie enthalten zudem Maßnahmen und eine Teilnehmerliste.
3. Das Kurzprotokoll

Die Präsentation Ihrer Ideen und Lösungen am Anfang kann Diskussionen schnell zum vorzeitigen Abschluss bringen. Seien Sie geduldig und behalten Sie Ihren Standpunkt bis zum Ende der Diskussion für sich. Wenn die Teilnehmer der Meinung sind, dass Sie bereits entschieden haben, welche Lösung die beste ist, werden die meisten keinen Grund darin sehen, unterschiedliche Ansichten zu diskutieren.
Kurzprotokolle sind sehr verständlich, überschaubar und zugleich präzise.
Zu diesem Zweck haben wir das Besprechungsprotokoll ConSense Minutes entwickelt. Dank der klaren Struktur und der intuitiven Benutzeroberfläche können Sie sich auf das konzentrieren, was in der Besprechung wichtig ist: Ergebnisse erzielen und Aufgaben definieren, die Ihnen weiterhelfen.
4. Ergebnis- oder Beschlussprotokoll
Ergebnis- oder Beschlussprotokolle sind, wie der Name schon sagt, ein kurzer Eintrag aller Ergebnisse und / oder Beschlüsse. Sie beinhalten nicht die Gespräche, die in die Entscheidungen miteingeflossen sind, sondern bestehen aus einem Bericht über die seit dem letzten Treffen ergriffenen Maßnahmen sowie geplante Maßnahmen. Es ist wichtig zu vermerken, wer für die geplanten Maßnahmen verantwortlich ist.

Alle Protokolle sollten am Ende der Sitzung unter den Teilnehmern und den Interessenten verteilt werden. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie die Protokolle anfangen sollen zu schreiben, empfehlen wir Ihnen weitere Artikel auf unserer Website sowie unser kostenloses Minutes-Tool für Besprechungsprotokolle, das wir für Sie entwickelt haben.