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Warum brauche ich eigentlich eine Besprechung?
1. Legen Sie das Ziel der Besprechung fest.

Als Erstes sollten Sie sich die folgende Frage stellen: Ist eine Besprechung wirklich notwendig? Reicht vielleicht eine E-Mail oder ein Telefonat?
Beachten Sie, dass es viel besser ist, auf eine Besprechung zu verzichten, wenn andere Kommunikationsmethoden zum gleichen Ziel führen können. Das gilt auch, wenn Sie keine Zeit haben, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Zu wissen, was Sie mit der Besprechung erreichen möchten, ist eine Basisanforderung. Möchten Sie eine Entscheidung treffen, Ihre Kollegen informieren oder ein Brainstorming organisieren?
Wenn Ihnen klar ist, mit welchem Ergebnis Sie am Ende der Besprechung aus dem Besprechungsraum gehen möchten, schreiben Sie dieses auf. Wenn Diskussionen starten, ist es manchmal schwer den Fokus zu behalten, da sich viele neue Themen ergeben können.
Ein klares Ziel wird Ihnen helfen auf dem richtigen Weg zu bleiben. So werden Sie schnell alle Diskussionen erkennen, die nicht zu Ihrer Besprechung gehören und auch nicht zu Ihrem Ziel führen.

Welche Themen möchten Sie besprechen?
2. Erstellen Sie eine Agenda.

Falls diese Besprechung zu einer Besprechungsserie gehört, kontaktieren Sie im Vorfeld alle Teilnehmer der letzten Besprechung und verschaffen Sie sich einen Überblick über den Stand der Aufgaben.

Minutes Tipp:Mit Consense Minutes können Sie den aktuellen Stand der Aufgaben einfach verfolgen. Synchronisieren Sie Ihre Aufgaben aus dem Protokoll z. B. mit MS Outlook oder nutzen Sie das Maßnahmenmanagement von ConSense, um die Aufgaben zu verwalten.

Überlegen Sie, welche Themen Sie in Ihrer Besprechung diskutieren möchten und notieren Sie die wichtigsten Punkte.

Das ist nicht nur für Sie wichtig, sondern auch für alle Teilnehmer. Wenn die Teilnehmer nicht wissen worum es in dieser Besprechung geht, können sie schnell das Interesse verlieren und sich fragen, warum sie dabei sein sollen. Mit der Agenda zeigen Sie Ihnen, dass sie für diese Besprechung wichtig sind.

Die Agenda ermöglicht allen auf dem gleichen Stand zu sein und hilft insbesondere dem Besprechungsleiter den roten Faden der Besprechung nicht zu verlieren.

Wann und für wie lange?
3. Legen Sie einen Termin und ein Zeitfenster fest.

Dieser Schritt scheint ganz einfach und offensichtlich zu sein. Trotzdem ist es wichtig, sich einen Moment Zeit dafür zu nehmen, vor allem falls Sie mehr als eine Besprechung pro Woche haben. Das ist auch der erste Punkt des Zeitmanagements, dieser hat einen großen Einfluss auf den Erfolg der Besprechung. Hier ist es wichtig zu betrachten, dass auch die anderen Teilnehmer Aufgaben und Ziele haben, die sie in ihrer Arbeitszeit schaffen möchten. Deswegen kann eine Besprechung in der Mitte des Tages ihren Arbeitsablauf stören.

Natürlich ist es nicht immer möglich einen optimalen Zeitpunkt zu wählen, aber was Sie immer beeinflussen können, ist die Besprechungsdauer. Denken Sie an Parkinsons Gesetz: "Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht."

Wenn Sie z.B. eine Besprechung planen, die eine Stunde dauern soll und dann fügen Sie noch 30 Minuten extra dazu (nur um sicher zu gehen), können Sie sich sicher sein, dass Sie diese 90 Minuten voll nutzen werden. Planen Sie lieber ein bisschen weniger Zeit ein, vielleicht werden Sie selbst überrascht sein, wie viel Sie mit einer guten Agenda und einem strikten Zeitfenster schaffen.

Es geht nicht nur um die Zeit, die Sie verlieren, sondern auch um den Energie- und Motivationsverlust der Teilnehmer.

Besprechungen bieten Ihnen eine großartige Gelegenheit, um neue Ideen zum Leben zu erwecken und neue Perspektiven zu entdecken. Daher sollten Sie dafür sorgen, dass Sie die Zeit, die Ihnen die Teilnehmer schenken, sinnvoll nutzen.

Mit wem?
4. Überlegen Sie, wer bei der Besprechung dabei sein muss.

Es zahlt sich aus, darüber nachzudenken, wer bei der Besprechung dabei sein sollte. Die allgemeine Regel ist, dass Sie die Teilnehmerzahl auf ein Minimum beschränken sollten. Nur die Mitarbeiter, die etwas zu dem Hauptthema oder dem Ziel der Besprechung beitragen können, sollten anwesend sein.

Blähen Sie die Teilnehmerliste nicht unnötig auf, nur um anderen zu zeigen, wie wichtig die Besprechung ist. Ziel und Inhalt der Besprechung sollten immer im Fokus stehen. So sollten Sie nur Mitarbeiter einbeziehen, die zur Zielerreichung beitragen können, bei der Entscheidungsfindung helfen oder auch unterschiedliche Meinungen vertreten.

Wissen Andere worum es geht?
5. Teilen Sie den Teilnehmern die Agenda mit.

Wenn Sie alle Schritte bis zu diesem berücksichtigt haben, sind Sie für eine erfolgreiche Besprechung vorbereitet. Behalten Sie die wichtigen Informationen jedoch nicht nur für sich selbst! Sobald Sie alle Details geklärt haben, informieren Sie alle Teilnehmer und senden Sie Ihnen die Agenda mit den Zeitangaben.

Vermeiden Sie es, die Teilnehmer in der Besprechung erst auf den gleichen Stand zu bringen. Das führt nur zu Unzufriedenheit und zeigt allen, dass sie sich auf Ihre Besprechungen nicht vorbereiten müssen, weil sie alles noch einmal erklärt bekommen

Daher ist es wichtig, die Agenda rechtzeitig zu versenden und klar zu kommunizieren, dass die Teilnehmer vorbereitet zu einer Besprechung erscheinen sollten.