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Die Besprechung ist zu Ende: Was nun?

Der letzte Teilnehmer hat den Besprechungsraum verlassen, die Stimmung war sehr produktiv, alle Teilnehmer haben Ihre Ideen eingebracht und Sie haben zusammen wirklich viel geschafft. Sie haben alle Punkte der Tagesordnung besprochen und Sie können sicher sein, dass das Meeting Ihr Projekt einen großen Schritt nach vorne bringen wird - aber nur, wenn jetzt alle Beteiligten ihre Aufgaben auch erledigen...

Sie sollten den Erfolg nicht dem Zufall überlassen: Hier sind unsere Tipps für einen hervorragenden Abschluss einer Besprechung mit der Aussicht auf beste Ergebnisse.

1. Verteilen Sie das Protokoll

Nach der Besprechung nehmen Sie sich ein wenig Zeit und gehen noch einmal kurz durch das Protokoll. Unsere Software ConSense Minutes reduziert die dafür benötigte Zeit auf ein Minimum, denn die klare Strukturierung des Protokolls wird Ihnen helfen. Aber auch wenn Sie auf andere Art protokollieren, sollte der Ablauf gleich sein. Lesen Sie Ihr Protokoll, solange Ihre Erinnerung an das Gesagte und Gehörte noch frisch ist. Wenn Sie das Protokoll bereits während des Meetings für alle sichtbar, z. B. über den Beamer, geschrieben haben, ist die Nacharbeit noch schneller erledigt.
Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben wirklich als Aufgaben gekennzeichnet sind, dass es für jede Aufgabe einen Verantwortlichen und dass es eindeutige Fristen gibt. Somit ist klar kommuniziert, was von wem bis wann erwartet wird.
Wenn alles vollständig dokumentiert ist, verteilen Sie das Protokoll und importieren Sie die Aufgaben nach Outlook oder in das ConSense Maßnahmenmanagement. Warten Sie nicht zu lange damit, sondern senden Sie es noch am gleichen oder spätestens am nächsten Tag an die Teilnehmer. So können alle Beteiligten ohne Verzögerung mit ihren Aufgaben beginnen.
2. Überwachen Sie Fristen und Aufgabenfortschritt

Keiner mag Mikromanagement - und mit diesem Punkt meinen wir, dass Sie jetzt wirklich nicht ständig bei den betreffenden Mitarbeitern nachfragen sollten, ob es bei einer Aufgabe nicht schon etwas Neues gibt. Natürlich sollten Sie aber den Überblick über alle Aufgaben und Fristen und den jeweiligen Aufgabenstatus behalten.
Genau das ist mit ConSense Minutes ganz einfach und übersichtlich möglich: Sie können jederzeit den Aufgabenfortschritt überwachen, ohne die Kollegen mit ständigen Nachfragen zu nerven. Sollte jedoch ein Aufgabenstatus zu lange nicht aktualisiert werden oder gar unangetastet bei "Nicht begonnen" verweilen, dann kann eine kurze Nachfrage beim jeweiligen Verantwortlichen Wunder wirken. Denn manchmal brauchen wir alle nur eine kleine Erinnerung, wenn im Alltag mal eine Aufgabe in Vergessenheit gerät. Oder aber Sie erfahren dadurch vielleicht, dass der Verantwortliche eventuell Hilfe benötigt oder möglicherweise die Aufgabe anders verstanden hat als Sie.
3. Denken Sie über die Besprechung nach

Vielleicht ist auch mal nicht alles so reibungslos gegangen, wie Sie erwartet haben. Oder vielleicht hat etwas wirklich ausgesprochen gut geklappt. Schreiben Sie die Punkte auf, bei denen Sie denken, dass sie beim nächsten Mal doch besser gemacht werden können, und auch die Punkte, die Sie für die nächsten Meetings gerne beibehalten möchten. Nutzen Sie diese Liste bei der Planung der nächsten Besprechungen.
Sammeln Sie zudem das Feedback und die Ideen Ihres Teams: Schauen Sie gemeinsam, wie Sie sich alle verbessern können. Wenn Sie andere Vorschläge haben, würden wir Ihre Tipps sehr gerne erfahren: Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns!
4. Planen Sie die Folgebesprechung

Alles was Sie am Ende einer Besprechung machen, ist schon eine gute Vorbereitung für die nächste. Eine klare Protokollvorlage mit übersichtlicher Struktur wird Ihnen dabei auf jeden Fall helfen.
Wenn Ihnen das alles zu viel werden sollte, denken Sie daran: Wenn Ihre Besprechungen richtig gute Ergebnisse bringen und Sie damit Ihre Projekte schneller und besser managen, dann werden auch die Teilnehmer motivierter sein - und Motivation ist ein Schlüssel zu Effizienz.