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Wie strukturiere ich Protokolle mit ConSense Minutes?

Eine gute Protokollstruktur hilft Ihnen bei der Priorisierung aller Aufgaben und stellt die wichtigsten Punkte in den Fokus. Ein Ziel von ConSense Minutes ist es, nicht mehr Zeit als wirklich nötig für den Aufbau einer guten Protokollstruktur zu investieren - egal zu welchem Anlass.
HNachfolgend stellen wir Ihnen Funktionen von ConSense Minutes vor, mit denen Sie Ihre Protokolle gut strukturieren und organisieren können.

Eintragsarten
Während der Besprechung kann klar sein, was Sie oder andere Teilnehmer zu bestimmten Punkten gesagt und beschlossen haben, aber schon ein paar Stunden nach der Besprechung kann es schwer sein, sich in Erinnerung zu rufen, wer nun wofür verantwortlich ist und was genau bis wann erledigt werden muss.
Vorgegebene Eintragsarten helfen Ihnen, alle wichtigen Punkte zu erfassen. Gleichzeitig wird das Protokoll übersichtlicher und einfacher zu lesen, egal wie lange die Besprechung zurückliegt.

Alle verfügbaren Eintragsarten finden Sie im Bereich "Art des Eintrags" auf der Registerkarte "Start". Die Eintragsarten "Bereich" und "Thema" rahmen die Struktur des Protokolls ein und teilen die Inhalte in organisierte Bereiche. Beispielsweise kann in regelmäßigen Teamleiter-Besprechungen die Art "Bereich" genutzt werden, um jede Abteilung zu kennzeichnen und "Thema" für alle Tagesordnungspunkte. Diese Eintragsarten funktionieren sehr gut, um die allgemeine Struktur aufzubauen.
Wie aber können Sie nun verschiedene Einträge unterhalb der Rahmenstruktur unterscheiden?
Die weiteren 5 Arten "Feststellung", "Beschluss", "Idee", "Aufgabe" und "Unklar" definieren die Art der anderen Einträge. Sie ermöglichen ein schnelles Durchsuchen, daher empfehlen wir, diese zu nutzen.

Minutes Tipp: Wechseln Sie schnell zwischen verschiedenen Eintragsarten mit der Tastenkombination "Strg" + [1-7] und navigieren Sie durch das Protokoll mit den Pfeiltasten.

Spalten
Wir haben nur diejenigen Spalten aufgenommen, die wirklich in jedem Protokoll wichtig sind.

WAS?
Diese Spalte ist die Hauptspalte für die Texteingabe der Inhalte des Protokolls, z. B. für alle Ideen, Aufgaben oder Beschlüsse.

WER?
Wer soll die Aufgabe erledigen? Von wem kam die Idee? Wer hat das beschlossen? Diese Spalte dient der Zuweisung von Einträgen zu Personen oder Organisationseinheiten, z. B. per Kürzel.

WANN?
Dies muss bis Ende Mai erledigt werden, und jenes bis zum 11.11.2019? Diese Spalte dient der Festlegung von Fristen oder Zeiträumen, die als Freitext eingegeben werden können.

!
Die erste Spalte zeigt symbolisch die Art des Eintrags an. Sie hilft bei der schnellen Suche nach einem spezifischen Eintrag.

#/!
Die zweite Spalte "#/!" können Sie beispielsweise für eine Nummerierung oder sonstige Strukturierung des Protokolls nutzen. Wählen Sie dazu in der Registerkarte "Extras" den Eintrag "Nummerierung einfügen". Sie können zwischen drei Optionen wählen und Ihre Protokolle so noch strukturierter darstellen.

Status / Kommentar
Etwas ist wirklich dringend, in Bearbeitung oder schon erledigt? Die sechste Spalte "Status / Kommentar" können Sie z. B. für einen Statuseintrag verwenden oder für sonstige Kommentare. Wenn Sie die Aufgaben Ihrer Protokolle nach MS Outlook oder in das ConSense Maßnahmenmanagement übertragen, zeigt Ihnen Minutes den Status der Aufgaben an.

Downloaden Sie unsere Software ConSense Minutes und probieren Sie die vorgestellten Eintragsarten einfach aus. Teilen Sie uns gerne mit, wie Sie Ihre Protokolle am besten strukturieren. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.