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Sie bereiten Ihre Meetings gut vor, halten sich an die im letzten Beitrag vorgestellten 5 Schritte zu erfolgreichen Besprechungen und trotzdem kommt es vor, dass Sie ohne klare Aufgabenverteilung und nachvollziehbare Ergebnisse aus einer Besprechung kommen?

Mit einer guten Vorbereitung ist die "Schlacht nur halb gewonnen", daher stellen wir Ihnen nun weitere Techniken vor, die Sie sofort anwenden können, um Ihre Besprechungseffizienz weiter zu steigern.

Kommunikation vor der Besprechung
Definieren Sie ein klares Ziel der Besprechung und kommunizieren Sie dieses im Vorfeld an alle Teilnehmer, damit sie sich gezielter vorbereiten können. Das Ziel ist dann während der Besprechung gegenwärtiger und die Kommunikation fokussierter. So ersparen Sie sich viele Interessenskonflikte und vermeiden, dass Teilnehmer ihre persönliche Agenda zur Besprechung mitbringen.

Kurze Übersicht
Manche Teilnehmer verbringen viel Zeit in Besprechungen und laufen im Grunde von einer zur anderen. Oder sie waren vielleicht noch wenige Minuten vor der Besprechung gedanklich tief in einem anderen Thema oder Projekt. In solchen Fällen brauchen sie häufig ein paar Minuten, um ihre Gedanken zu sortieren und sich ins Besprechungsthema einzufinden. Geben Sie ihnen daher die Möglichkeit dazu, indem Sie immer zu Beginn kurz die Agenda vorstellen und auch noch einmal auf den jeweiligen Zeitrahmen und das Ziel hinweisen. So bekommen die Teilnehmer ein besseres Gefühl dafür, wie viel Zeit sie für welche Themen haben.

Führung übernehmen und selbstbewusst sein
Sie möchten natürlich eine angenehme Atmosphäre schaffen, in der sich alle wohl genug fühlen, ihre Meinung frei zu äußern. Sie müssen aber wirklich nicht jedes Gespräch unkontrolliert lange laufen lassen. Wenn Teilnehmer zu sehr von der Agenda abschweifen, weisen Sie sie darauf hin. Wichtig ist, dass Sie alle Ideen sammeln - auch wenn sie vielleicht nicht direkt zu dieser Besprechung passen - und greifen Sie dann wieder das Hauptthema auf.

Falls Sie auf ein neues und wichtiges Thema stoßen, überlegen Sie kurz mit den Teilnehmern, ob Sie mit dieser Diskussion direkt weitermachen möchten und welches andere Thema von der Agenda Sie dafür auf die nächste Besprechung verschieben können und möchten.

ConSense Minutes Tipp: Benutzen Sie den praktischen Ideenspeicher für alle Ideen, die Sie während einer Besprechung sammeln. So können Sie sicherstellen, dass keine Idee verloren geht und Sie sich weiter auf das Hauptthema fokussieren.

Besprechung auf die richtige Weise beenden
Beginnen und beenden Sie die Besprechung pünktlich. Das trägt zur positiven Stimmung bei und zeigt den Teilnehmern, dass Sie ihre Zeit respektieren. Gleichzeitig lernen sie, dass sie die vorgegebene Zeit gut nutzen müssen, um alle Themen der Agenda zu besprechen.
Nehmen Sie sich fünf Minuten vor dem Ende Zeit, um alle wichtigen Punkte zu wiederholen: Was waren die wichtigsten Entscheidungen und was passiert als nächstes?

Sorgen Sie dafür, dass alle Aufgaben klar, terminiert und jemandem zugewiesen sind und dass Sie dies angemessen dokumentiert haben. Die Einhaltung einer klaren Linie macht jede weitere Besprechung einfacher.

Sehen Sie es als etwas Positives an, wenn Sie viele Besprechungen haben. So können Sie Ihre Meeting-Skills immer weiter verbessern und Ihre Besprechungen werden noch effizienter werden.

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